目指せメール美人!コミュ力高めなメッセージの書き方☆

女子力

今や、仕事の連絡の半分以上はメールやLINEなどですませる時代。ビジネスシーンであれ、プライベートであれ、メッセージを受け取る相手が悪い気分になるよりも、できればいい気分になってほしいですよね?

 

毎日書くメッセージがあなたの印象を左右します。あなたも「メール美人」になれる、ちょっとした書き方のコツを教えちゃいます☆

 

メール力=仕事力と心得て

1日5本のメールは、1年に換算すると、かける365回分の凄いメール数に。それが素敵な感じかどうかで、あなたのイメージが全然変わっちゃいます。

 

メール力で、あなたの仕事力が測られていると言ってもいいかもしれません。最低限のメールルールを4点、リストしてみます。

 

件名は具体的に

急ぎやいつまでに返事がほしいと言う場合は、「○○までにご返信お願い」と分かりやすく書きます。相手にとって、直ぐに読むべきか後でいいメールか、の判断材料にもなります。

 

ネガティブな内容は、メール以外の方法で

クレームやネガティブな内容を伝えるときは、メールでなく、電話など言葉が残らない方法が望ましいです。

 

争いの証拠になったり、複数回読まれて不愉快な気分にさせ、コミュニケーションを悪化させるリスクがあるからです。

 

誤字脱字は2回チェック

急いで書いたとしても、誤字脱字だらけの文章は、教養を疑われるというもの。急がば回れと、最後に2度読み返してから送信しましょう。

 

返信は半日以内に

有能な人ほど、返信が早いのを知っていますか? すぐにジャッジできない内容でも、<受信>したことを取り急ぎ報せるべきです。

 

とあるキャリアウーマンは、朝一番の1時間以内にすべてのメールに返信していたんだそう。

 

メールには、かっこいい書き方があります

メールの書き方には、いくつかクールな方法があるのをご存知ですか。

 

Point 1.「ポジション ライティング」

自分と相手の立ち位置(ポジション)を把握しながら文を書く、ということです。

 

例えば、面識のない相手に「最速でお願いします」とせかすようなメールは、上目線で冷たい印象が。

 

逆に、「これから会議に入るので、お返事が夜〇○時以降になります。取り急ぎ、拝受のお礼まで」というメールは、スケジュールが見えることで、未返信の心配が取り除かれ、相手の立場に立てるメールです。

 

Point 2.「マップ・ライティング」

目的(マップ)を明確にした書き方です。支離滅裂だったり、主題に雑談があちこちに混在していたり、「何が言いたいの?」読み手をイラつかせる書き方は避けましょう。

 

要件はできるだけ冒頭に、また、複数要件は順序立てて書く、雑談や季節の挨拶は末尾に短く、という意識が必要です。

 

メールを書き終えた後に、これを読んだ人が前向きな気持ちになれるかしら、すんなり理解できるかしら、と反芻できたら、あなたは完璧なメール美人です。

 

癒されるメールって?

友人や恋人、ママ友同士のやり取りも、親しき仲にも礼儀があります。愚痴ばかりの文章や、詰問口調のメールはもってのほか。

 

単に「夜分にごめんなさい」とか「返信は不要です」と書いてくれるだけでも思いやりを感じるし、プレゼントをあげた相手から、その品物を使っている様子を写真などで伝えてくれるメールはホッとするのでは?

 

すさんだ気分の時には「気分転換にスイーツでも食べに行きましょ」みたいな台詞にはグッとくるはず。

 

口頭では照れくさい励ましこそ、もらった相手はホックリできるもの。距離や時間に関係なく、相手の立場を想像しながら寄り添えるのがメール美人です!

 

スマホ・携帯メールのNG!

深夜に鳴ってしまうスマホや携帯電話のメール。就寝時間は送信しないのがマナーです。また絵文字は、パケット定額サービスに入っていない人へはデコメで容量が取られてしまうので避けるべきでしょう。

 

同じく、何メガもの重たい添付画像も迷惑になってしまいますね? スマホや携帯で読むことを想定すると、長文や改行なしのメールも考えもの。

 

簡潔に、でも冷たくならない気遣いの言葉を添える、などの配慮が必要でしょう。

 

メールも一つの贈り物。真心を添えましょう☆

「メール美人」のポイントは、相手への思いやり。無機質なビジネスライクになりがちなメールだからこそ、送信前に一呼吸おいて読み返す、または一言あたたかい言葉を添える、の気持ちが大切です。

 

あなたのメールから幸せをもらう人が増えていきますように!

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